Neljätoista vuotta sitten olin kouluttamassa sähköpostin ja sähköpostiohjelman käyttöä isossa organisaatiossa ympäri Suomea ja mieleeni jäi suuri muutosvastarinta.

Pelättiin kahvipöytäkeskustelujen kuihtumista, teknisesti osaamattomien syrjäytymistä ja tiedon jakamisen hankaloitumista.

Kahvipöytäkeskustelut jatkuivat, osaamattomat oppivat, mutta paraniko tiedon jakaminen sähköpostin myötä?

Neljätoista vuotta myöhemmin sähköpostilaatikot tulvivat informaatiota ja kymmenet tiedoksesi-postit anelevat huomiota.

Tulvasta ei löydä oleellisia asioita, kun kahdellekymmennelle henkilölle lähtenyt posti on pirstaloitunut kymmeniksi viestiketjuiksi vastauksien myötä, jakelua on laajennettu, ja livahtipa yksi ketjuista vahingossa asiakkaallekin.

Siinä missä sähköposti toimii kahdenkeskisessä viestinnässä erinomaisesti, tulevat sen rajat ryhmätyövälineenä nopeasti vastaan.

Sosiaalisen median nosteessa on pelastajan viittaa sovitettu sekä vuorovaikutusta mahdollistavien intranet-ratkaisujen että sähköisten työskentelytilojen harteille.

Yammerin ja Podion kaltaiset ratkaisut mahdollistavat siiloja rikkovan keskustelun ja joukkoistamisen, tiedon luokittelun ja avainsanoittamisen löytämisen helpottamiseksi. Ennen kaikkea ne tuovat tiedon henkilökohtaisten sähköpostien ulkopuolelle yrityksen pääomaksi.

Keskustelua ruokkivien ratkaisujen rinnalla Wiki- ja Google Docs -tyyppiset alustat auttavat vähentämään sähköpostiliitteiden lähettelyjä, kun dokumenttien sisältöä voidaan muokata ryhmätyönä saman dokumentin äärellä.

Sähköpostien määrä vähenee, mutta tehostuuko työn tekeminen, kun saapuneet-laatikon sijaan on seurattava muita päivitysvirtoja?

Tuskinpa tehostuu.

Eli palaamme vanhojen totuuksien äärelle, jossa käyttötavat tulee miettiä, pelisäännöt luoda ja ennen kaikkea johtaa muutosta läpi organisaation.

Ja se muutosvastarinta. Ainahan nämä jutut ovat hoituneet sähköpostilla.

Jani Lilja, johtava konsultti,  Affecto Finland ja Cliente

3T, Mielestäni, 27.1.2012